shutterstock.com 

Çoğumuz e-postaya bağımlıyız. Bazı tahminler demek ki her hafta içi kontrol etmek için yaklaşık beş buçuk saat harcıyoruz.

Son yıllarda sosyal medyanın patlamasına rağmen, e-postaların düşüşü yok. Anketler tahmini Her gün gönderilen e-postaların sayısının 246'te 2019 milyara (205'te 2015 milyardan yukarı) kadar artacağı. Ve Kanıt var Bu e-posta, ilk icat edildiğinde orada bulunanlar kadar gençlerin koruyucusudur.

Hepimizin daha uzun ve çok çalıştığını düşünebilirsiniz. Bunda bazı gerçekler var. Ancak, e-posta kullanımının yükselişi, daha genel olanın yanı sıra gelen kutusu aşırı yüklemesiyle uğraşma çabalarımızla da açıklanabilir. dijital bağımlılığın yükselişi. E-posta artık masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarımızın korumasında değil ve çoğumuz artık akıllı telefonlarımızda ve tabletlerimizde, genellikle kendi yataklarımızın rahatlığında erişiyoruz.

E-postalara hızlı bir şekilde cevap verme eğilimindeyiz, bu da onları sürekli kontrol ettiğimizi ve tekrar doldurduğunda bile kovayı boşaltmaya çalıştığımızı göstermektedir. Sonunda gelen kutumuz üzerinde ustalık kazanmak için, sadece sık sık görülen belirtilerle değil, temel sebeplerle uğraşmak zorundayız.

Kaotik gelen kutunuz üzerinde nihayet kontrolü ele almanın on yolu.

1. E-postayı vekil sohbet servisi olarak kullanmayı bırak

E-posta, hızlı ateş konuşması için gerçekten tasarlanmamıştır. Gelen kutularını karıştıran iş parçacıklı, uzun konuşmaları gözden geçirmek zaman alıyor. Alternatif, daha uygun yöntemler kullanın. Ve ideal olarak, her şeyden önce yüz yüze veya telefonla sorunları çözün.

2. Tekrarlı mesajlaşmaya dikkat edin

Bu sorunu olarak bilinir. “Mesaj çoğaltma”. Bir metin mesajı geliyor: “Sadece e-postamı aldığınızı kontrol ediyorum”. Telefon çalıyor: “Size sadece bir e-posta gönderdim”.

Birçok insan hala kararlaştırılan kararlara güvenmiyor. Mesajlaşma ve e-postayla gönderme ile ilgili pek çok karar tam olarak inanılmıyor ve biz de mesaj çoğaltma hiyerarşisi ile sonuçlanıyoruz. Sosyal medya mesajlarını doğrulamak için metinler, metinleri doğrulamak için e-postalar, e-postaları doğrulamak için telefon görüşmeleri ve telefon görüşmelerini onaylamak için yüz yüze toplantılar.

Bu örtüşme çok zaman alıcı ve potansiyel olarak kafa karıştırıcıdır. E-posta resmi karar alma için uygun bir yer değildir. Gerçek insanlar olarak tanıştığımız toplantı salonu hala birçok insan için en etkili yer.

3. E-posta bahçenizi temizleyin

Dağınık bir gelen kutusu yabani otlarla büyümüş bir bahçe gibidir. Uzun vadede, karışıklık mesajlarını kaldırarak düzenli zaman geçirmek için para ödüyor.

Basit ve etkili bir ipucu, arama işlevini kullanmak ve “abonelikten çıkma” terimini aramaktır. Bu, abone bile olmadığınız bir haberi olmayan şaşırtıcı derecede yüksek sayıda bültene neden olacaktır.

Sonra bileKVKKkelimenin tam anlamıyla yüzlerce istenmeyen e-posta bulabilirsiniz. Her birini geçin ve abonelikten çıkın. Uzun vadeli kazanç için kısa vadeli bir ağrı olacak.

4. Spam klasörünü akıllıca kullanın

Spam e-postaların otomatik olarak tanınması son yıllarda daha iyi bir hale geldi. Ama hala gelen kutularımıza sürünüyorlar. Bu, e-posta ayıklamasının başka bir kolay yoludur. Bu şüpheli postaları içine yerleştirerek spam klasörünüzü daha da iyi hale getirmek için eğitmek için zaman ayırmaya değer. Ayrıca gereksiz yere yerleştirilen meşru e-postaları kaldırmak için spam klasörünüze bakın.

5. Arkadaşlarından ve meslektaşlarından sana e-posta göndermeyi bırakmalarını isteyin

Utangaç olmayın. Belki de temkinli ol. E-posta aşırı yüklenmesinin bir başka nedeni de size en yakın olanlardan gelen istenmeyen e-postalardır. Diğer insanlardan, toplantıda, telefonda veya kısa mesaj olarak daha iyi paylaşılabilecek e-postalar göndermeyi durdurmalarını istemek için hazırlıklı olun.

6. İsteklerinizi basit tutun

Aşırı karmaşık e-postalar göndermeyin. Beş şey sorarsanız, birçok kişi yalnızca listenizdeki son şeye tam olarak yanıt verir. Bu sadece diğer dört maddeyi arayan başka e-postalar oluşturur.

7. Cevaplarınızın kapsamlı olduğundan emin olun

Aldığınız bir e-postadaki her şeyi yanıtlayın. Bunu yapmamak, yanıtlamadığınız şeyi arayan başka e-postalar da oluşturur.

8. E-postanızı yalnızca belirli zamanlarda kontrol edin

Var artan kanıtlar Günde yalnızca birkaç kez e-postalarınızı kontrol edip yanıt verirsek daha üretken (ve daha az stresli) olduğumuz anlamına gelir. Her dakika görüşmemiz gereken bir efsanedir. Ve, bunu yapmanız gerekiyorsa, e-posta en iyi yöntem değildir. Bir anlık mesajlaşma şekli kullanın.

9. E-posta gövdesindeki konu başlığınızı çoğaltın

Bir şeyi iki kez yazmanın bir çaba kaybı olduğunu düşünebilirsiniz. E-posta ile öyle değil. E-postanızın kısa bir özeti olarak tam olarak ne aradığını yazın (en fazla 15 kelime) e-posta konu satırınıza yazın ve ardından e-postanızı aynı cümleyle bitirin. Açıkça ve iki kere söylemek, tam ve doğru bir cevap alma olasılığını ve aynı zamanda doğru şekilde cevaplanma taleplerini arttırır.

10. Tamamen e-posta vazgeçmek

Sahip kişi ve kuruluşlara örnek sayısı tamamen e-posta kullanarak durdu ve kullanılmış diğer iletişim yöntemleri, yükselmeye devam ediyor (bunun uzun vadede nasıl oynayacağı görülüyor olsa da). Yine de e-postaları bırakmak sizi daha az stresli ve daha üretken yapabilir. Diğer iletişim yöntemleri genellikle daha akışkandır. Bu gerçekten mümkün. Bir hafta boyunca dene.

Bu ipuçlarının bir kısmını veya tümünü deneyin. Bazen en çok aldığımız şeyler bize en büyük sorunlara neden olan şeylerdir.

Yazar hakkında

Paul Levy, Yenilik Yönetiminde Kıdemli Araştırmacı, University of Brighton

Bu yazı orijinalinde Konuşma. Okumak Orijinal makale.

İlgili Kitaplar

at InnerSelf Pazarı ve Amazon