E-posta ve akıllı telefonlar stresli olabilir. Akademisyenler bu sürekli iş bağlantısını çağırıyor “Technostress”. Sonuç olarak, birçok Avrupa ülkesi çalışanlarına şu anda “Bağlantıyı kesme hakkı”.
E-postanın kullanım şekli karmaşıktır, sadece “iyi” veya “kötü” olarak etiketlenemez ve araştırmalar şunu gösterir: kişilikinsanların yaptıkları iş ve amaçları, e-postaya tepki verme şeklini etkileyebilir.
E-posta kullanımıyla ilgili iyi uygulama, yalnızca gönderilen e-postaların miktarını sınırlamakla kalmaz, ayrıca iletişim kalitesini de arttırır.
İşte e-postayı işyerinde stresi azaltmak için on ipucu:
1. Konu satırını doğru alın
Net ve işlem yapılabilir konu satırları kullanın.
Konu satırı, alıcının e-postayı açmadan bile önceliklendirmesini sağlamak için, e-postanın tam olarak ne olduğunu altı ila on kelimeyle iletmelidir. Mobil cihazlarda, birçok kişi konu satırının yalnızca ilk 30 karakterlerini görür. O yüzden kısa tut. Ancak, e-postanın sadece konu satırından ne hakkında olduğu hakkında bir fikir verebilecek kadar açıklayıcı olun.
2. Kendinize sorun: e-posta doğru araç mı?
Aynı ofiste misiniz? Gidip kişiyle konuşabilir misin? Arayabilir misin Çoğu zaman bu diğer iletişim biçimleri, e-postaların ileri geri verimsizliğinden kaçınabilir.
Anında mesajlaşma ve görüntülü arama platformları gibi Gevşeklik ve Skype hızlı iç ve dış mesajlaşma için daha uygun olabilir. Ayrıca, aşağıdaki tavsiyelerin çoğunun her türlü elektronik iletişim için geçerli olduğunu unutmayın.
3. Mesai saatleri dışında e-posta gönderme
Araştırmalar mesai saatleri dışındaki e-postaların, insanların iş stresinden kurtulmalarını zorlaştırdığı.
Normal çalışma saatleriniz dışındaki e-postaları göndermekten veya yanıtlamaktan kaçınarak şirket kültürünüzü etkilemeye çalışın.
Yönetim, örnek olarak liderlik etmeli ve çalışanlarıyla normal çalışma saatleri dışında iletişim kurmamalıdır. Bazı işyerleri hatta çalışanlara e-posta erişimini mesai saatleri dışında da kesebilir. Sadece acil temas için yedek telefon sistemini tutarken bunu uygulamayı düşünün.
Yeni araştırmalar Ayrıca sadece 24 saatlik temas beklentisinin çalışan sağlığını olumsuz yönde etkileyebileceğini göstermiştir.
4. Gecikmeli teslimat seçeneğini kullanın
Bizi İşlerini ve aile yaşamlarını bütünleştirmek ve iş dışı zamanlarında sıklıkla evden çalışmaya devam etmek gibi. Bu insanlardan biriyseniz ya da zaman dilimleri arasında çalışıyorsanız, gecikme dağıtım seçeneğini kullanmayı düşünün, böylece e-postalarınız bir sonraki iş gününe kadar gönderilmeyecek ve diğer kişilerin çalışma dışı zamanlarına müdahale etmeyecektir.
5. Olumlu tut
E-posta iletişiminin kalitesini düşünün. Sadece miktar değil. E-posta kullanımındaki değişiklikler ayrıca gönderilenlerin kalitesine odaklanmalı ve alıcının duygusal tepkisini göz önünde bulundurmalıdır.
Araştırma gösteriyor Bu çatışmaların tırmanması çok daha kolaydır ve e-posta yoluyla iletildiğinde iletilerin yanlış yorumlanması. Bu nedenle, eğer kötü bir haberse, #2 kuralına geri dönmeyi düşünün: e-posta doğru ortam mı?
6. 'Cuma günü e-posta yok' seçeneğini deneyin
Şirket kültürünü değiştirmek ve insanların e-postadan başka iletişim yöntemleri hakkında düşünmelerini sağlamak için bir “Cuma günü e-posta yok” Her ayın ilk Cuma günü, hatta belki her hafta. Bu, uzmanlar tarafından önerilen bir girişimdir. İş Sağlığı ve Refahı Ulusal Forumuve işletmeler tarafından kullanılıyor dünya çapında. Çalışanların yüz yüze toplantılar düzenlemesi veya telefonu açması için teşvik edilir - ya da sadece o gün gelen kutularında aldıkları birçok e-postanın üstüne çıkar.
7. Tercihlerinizi bilinir hale getirin
Araştırma göstermiştir sadece çok fazla değil, aynı zamanda çok az e-posta, farklı kişilerin iletişim tercihleri arasındaki uyuşmazlıktan dolayı strese neden olabilir. Bazı insanlar e-posta yoluyla gönderilmeyi ve e-posta trafiğini diğer iletişim araçlarından çok daha iyi ele almayı sever. Bu insanlar için, aldıkları e-postaların miktarını azaltmak, hafiflettiğinden daha fazla strese neden olabilir.
Bu yüzden insanların bireysel farklılıklarını düşünün ve kendinizin bilinmesini sağlayın. Tercih ettiğiniz kişi tercihlerinizi e-posta imzanıza e-posta, kısa mesaj veya anlık mesajlar veya telefon görüşmesi olup olmadığını ekleyin.
8. Bir tatil 'geri sıçrama' düşünün
Bir hafta boyunca oluşturulan bir e-posta biriktirme listesine sahip olmak, en sık bahsedilen teknisyen kaynakları işçiler için. Birisi tatildeyken, acil talepler için alternatif bir iletişim e-postasıyla e-postaların gönderene geri gönderildiği bir sistem kurmayı düşünün. Bu, yönetilebilir bir gelen kutusuna geri dönmenizi sağlar.
9. Ayrı bir iş telefonu var
Bunu çalışma e-postalarına erişebileceğiniz ve mobil çalışma saatlerinden sonra kapatma özgürlüğü veren tek mobil cihaz yapın. Ayrıca e-postayı kapatmayı da düşünün "it" (bu, e-posta sunucunuzun sunucuya geldiğinde telefonunuza her yeni e-postayı gönderdiği yerdir) ve bunun yerine, telefonunuza e-postaların gönderilmesi için düzenli bir program seçin (saatte bir kez) (bu, batarya ömrünü de artırır).
10. Gece yarısı ekran saatinden kaçının
Araştırma gösteriyor Bu gece akıllı telefon kullanımı uyku yeteneğimizi azaltıyor ve aynı zamanda işle ilgili sürekli düşüncelere ve strese yol açıyor. Bu da uyku kalitenizi düşürür. Yatağınızı geliştirmek için yatağınızı telefonsuz bir bölge yapın. uyku hijyeni.
Yazar hakkında
Ricardo Twumasi, Örgütsel Psikoloji Öğretmeni, Manchester Üniversitesi; Cary Cooper, 50. Yıldönümü Örgütsel Psikoloji ve Sağlık Profesörü, Manchester Üniversitesive Lina Siegl, Doktora Araştırmacısı, Manchester Üniversitesi
Bu makale şu adresten yeniden yayınlandı: Konuşma Creative Commons lisansı altında. Okumak Orijinal makale.
İlgili Kitaplar:
at InnerSelf Pazarı ve Amazon
